Documents d'enregistrement REP, et quand un notaire est nécessaire

Eldris demande six documents d'enregistrement REP, téléversés dans votre portail après le paiement : votre certificat de société, le passeport d'un dirigeant et vos éventuels certificats de TVA, ainsi qu'une procuration signée pour chaque pays, une preuve de votre boutique et des photos des produits.

Vous signez la plupart des procurations en ligne. La Pologne exige une signature manuscrite, l'Italie peut exiger un notaire, et la procuration NIF espagnole exige un notaire et une apostille.

Un vendeur qui vend directement aux consommateurs d'un pays où il n'a pas d'établissement y désigne un mandataire emballages. L'article 45(3) du règlement (UE) 2025/40 (le PPWR) fixe cette règle, et Eldris effectue cette désignation en vertu de votre procuration.

Les six documents d'enregistrement REP, un par un

Chaque commande commence par les six mêmes documents d'enregistrement REP, quels que soient les pays choisis. Chacun répond à une question différente sur votre entreprise.

Ils montrent qui est la société, qui signe pour elle et quels numéros fiscaux elle détient, mais aussi qui peut agir pour elle, où elle vend et ce qu'elle vend.

Le certificat de société est un extrait récent de votre registre du commerce, ou votre certificat de constitution, en PDF et mentionnant le nom du dirigeant. S'il n'est pas en anglais, téléversez l'original avec une traduction anglaise.

Un entrepreneur individuel sans certificat envoie une preuve équivalente d'immatriculation, comme un extrait d'immatriculation fiscale ou un certificat de TVA.

Le passeport du dirigeant est un scan couleur, coins visibles, en cours de validité, au même nom que le certificat. Les certificats de TVA couvrent chaque numéro de TVA indiqué. Si vous n'en avez aucun, écrivez « n/a ».

Les procurations vous sont envoyées par Eldris sous forme de modèles pré-remplis, une par pays, après examen du formulaire de votre portail. Signez exactement comme votre nom figure sur votre passeport.

La preuve de boutique est un lien vers chaque vitrine sur une place de marché ou boutique en ligne, ou une capture d'écran. Les photos ou fiches techniques montrent chaque produit électrique ou à batterie avec son étiquette ou ses marquages, pour qu'un registre puisse vérifier sa catégorie.

Quels documents d'enregistrement REP fournir avant de payer

Aucun. Il suffit des pays où vous vendez et de vos types de produits. Ces deux réponses donnent votre prix exact, ligne par ligne, sur la page des tarifs et dans le calculateur.

Eldris ne demande aucun document d'enregistrement REP avant le paiement. Les documents viennent après, à l'ouverture de votre portail, qui demande aussi les informations sur votre entreprise.

Elles couvrent votre dénomination et forme juridiques, votre numéro d'immatriculation, votre siège et vos numéros fiscaux et de TVA, ainsi que votre numéro EORI, le signataire, les noms de marque, les liens de vos boutiques, votre mode d'exécution des commandes et les enregistrements que vous détenez déjà.

Des volumes annuels estimés, en unités et en poids, sont acceptés à ce stade. Vous déclarez les chiffres réels plus tard, une fois les données de vente de chaque place de marché disponibles.

Si vous détenez déjà des enregistrements dans certains pays, signalez-le avant de payer en répondant à votre devis, pour éviter tout double enregistrement. Le devis comporte aussi une note pour chaque pays qui ajoute des formalités : vous voyez chaque signature et chaque certificat supplémentaires avant de vous engager.

La page comment ça marche présente les étapes, du devis aux numéros d'enregistrement. Vous pouvez lancer une commande sur la page d'inscription.

Quels documents d'enregistrement REP exigent un notaire ?

Dans la plupart des pays, aucun, car vous signez la procuration en ligne. La Pologne exige une signature manuscrite, l'Italie peut exiger un notaire, et la procuration NIF espagnole exige un notaire et une apostille. Les notes par pays de votre devis indiquent ce qui s'applique à vous.

Vous signez une procuration par pays, en vertu de laquelle Eldris désigne le mandataire partout où la loi l'exige. Pour les emballages, un vendeur qui vend directement aux consommateurs là où il n'a pas d'établissement désigne ce mandataire selon l'article 45(3) du règlement (UE) 2025/40.

En Pologne, vous signez la procuration à l'encre et téléversez un scan, et le droit de timbre polonais s'applique. Le titulaire d'un Profil Zaufany polonais signe aussi le premier dépôt BDO, et Eldris vous guide dans cette étape.

En Italie, la procuration peut exiger un notaire, ce qu'Eldris confirme avant la signature. L'Espagne est la plus exigeante si vous n'avez pas de NIF, le numéro fiscal espagnol.

Eldris prépare la procuration NIF à partir de vos informations et l'envoie avec des instructions. Vous la faites notarier et apostiller dans votre pays, et fournissez une traduction assermentée en espagnol de votre acte de constitution.

Le guide du NIF espagnol traite de cette étape.

Documents d'enregistrement REP supplémentaires, pays par pays

Ces ajouts s'ajoutent aux six documents d'enregistrement REP. La Pologne, l'Italie, la France, l'Espagne, la Hongrie, le Royaume-Uni et l'Irlande ajoutent chacun un document ou une étape de signature. L'Allemagne et la Suède demandent plutôt vos noms de marque.

Tous les autres pays se signent en ligne et n'ajoutent que quelques questions dans le portail.

La plupart des pays demandent aussi les numéros que vous détenez déjà, comme un numéro allemand du registre des emballages LUCID, pour éviter un doublon. Les comptes britanniques attestent du chiffre d'affaires, l'un des critères des lignes directrices de GOV.UK sur la REP emballages.

Pourquoi Eldris ne dépose rien tant que vos documents d'enregistrement REP sont incomplets

Eldris ne dépose rien tant que chaque document et chaque signature ne sont pas réunis. Avec un dossier complet, Eldris dépose généralement auprès des autorités dans les 48 heures suivant le paiement et vos informations produit.

Chaque ligne de la page des tarifs indique un délai moyen d'enregistrement, compté à partir du jour où Eldris dispose de vos documents complets et de votre procuration signée. Une lacune dans le dossier est donc du temps perdu avant même que le délai ne commence.

La plupart des lacunes sont minimes : un passeport expiré, ou dont le nom diffère du certificat de société ; un certificat qui ne mentionne pas le dirigeant.

Un numéro de TVA figure dans le formulaire sans son certificat. Le scan de la procuration polonaise n'est pas encore téléversé, ou le rendez-vous chez le notaire espagnol n'a pas encore eu lieu.

Vérifiez la date d'expiration du passeport avant de le téléverser, et qu'un même nom figure sur le passeport, le certificat et chaque signature. Vos documents d'enregistrement REP sont alors prêts.

Le guide BDO Pologne traite du registre polonais lui-même.

Questions fréquentes

Un numéro de TVA de l'UE fait-il partie des documents d'enregistrement REP ?

Non : téléversez les certificats de TVA que vous détenez, ou écrivez « n/a » si vous n'en avez aucun. En France, l'électronique ou les batteries sans numéro de TVA de l'UE exigent un certificat d'immatriculation fiscale de votre administration fiscale. En Espagne, les emballages exigent un NIF espagnol, qu'Eldris obtient si vous n'en avez pas.

Mon certificat de société doit-il être traduit ?

Seulement s'il n'est pas en anglais : téléversez l'original avec une traduction anglaise. L'étape du NIF espagnol est différente, car elle exige une traduction assermentée en espagnol de votre acte de constitution. Eldris fournit le contact du traducteur, que vous payez directement.

Dois-je signer une procuration distincte pour chaque pays ?

Oui : Eldris envoie un modèle pré-rempli pour chaque pays après examen du formulaire de votre portail. Signez exactement comme votre nom figure sur votre passeport. La France ajoute un mandat Citeo distinct pour les emballages, qu'Eldris prépare aussi pour votre signature.

Qui signe le premier dépôt BDO en Pologne ?

Le titulaire d'un Profil Zaufany polonais, et Eldris vous guide dans cette étape. Elle s'ajoute à la procuration polonaise, que vous signez à l'encre et téléversez en scan, avec application du droit de timbre polonais.

Que doivent montrer les photos des produits parmi les documents d'enregistrement REP ?

Chaque produit électrique ou à batterie avec son étiquette ou ses marquages, au moins une photo par produit. Eldris accepte des fiches techniques à la place des photos. Un registre peut les demander pour vérifier la catégorie d'un produit.