Documentos para el registro RAP y cuándo necesita un notario

Eldris necesita seis documentos para el registro RAP, que se suben a su portal tras el pago: el certificado de su empresa, el pasaporte de un administrador y los certificados de IVA que tenga. También un poder firmado para cada país, una prueba de su tienda y fotos de los productos.

La mayoría de los poderes se firman en línea. Polonia firma con tinta, Italia puede exigir notario y el poder para el NIF español exige notario y apostilla.

Un vendedor que vende directamente a consumidores de un país donde no tiene establecimiento designa allí un representante de envases. Lo dispone el artículo 45, apartado 3, del Reglamento (UE) 2025/40 (el PPWR), y Eldris hace esa designación en virtud de su poder.

Los seis documentos para el registro RAP, uno por uno

Todo pedido empieza con los mismos seis documentos para el registro RAP, sean cuales sean los países elegidos. Cada uno responde a una pregunta distinta sobre su empresa.

Muestran quién es la empresa, quién firma por ella y qué números fiscales tiene. También quién puede actuar por ella, dónde vende y qué vende.

El certificado de la empresa es un extracto actual de su registro mercantil o su certificado de constitución. Envíelo en PDF y con el nombre del administrador visible. Si no está en inglés, suba el original con una traducción al inglés.

Un empresario individual sin certificado envía una prueba equivalente de registro de la actividad, como un extracto del registro fiscal o un certificado de IVA.

El pasaporte del administrador es un escaneo en color con las cuatro esquinas visibles, vigente y a nombre de la misma persona que figura en el certificado. Los certificados de IVA cubren cada número de IVA que indique. Si no tiene ninguno, escriba «n/a».

Los poderes llegan de Eldris como plantillas rellenadas, uno por país, una vez que Eldris ha revisado el formulario de su portal. Firme exactamente como figura su nombre en el pasaporte.

La prueba de tienda es un enlace a cada tienda en marketplace o tienda en línea, o una captura de pantalla. Las fotos o fichas técnicas muestran cada producto eléctrico o con pilas con su etiqueta o marcado, para que un registro pueda comprobar su categoría.

Qué documentos para el registro RAP necesita antes de pagar

Ninguno. Solo necesita los países en los que vende y sus tipos de producto. Esas dos respuestas bastan para mostrar su precio exacto, línea por línea, en la página de precios y en la calculadora.

Eldris no pide ningún documento para el registro RAP antes del pago. Los documentos llegan tras el pago, cuando se abre su portal. Junto a los seis documentos, el portal pide los datos de su empresa.

Abarcan su denominación y forma jurídica, número de registro, domicilio social y números fiscales y de IVA. También su número EORI, el firmante, los nombres de marca, los enlaces a sus tiendas, cómo gestiona los pedidos y los registros que ya tenga.

En esta fase se aceptan volúmenes anuales estimados, en unidades y en peso. Las cifras reales se declaran después, cuando tenga datos de ventas de cada marketplace.

Si ya tiene registros en algunos países, dígalo antes de pagar respondiendo a su presupuesto, para que nada se registre dos veces. El presupuesto incluye además una nota por cada país que añade trámites, así que ve cada firma y certificado extra antes de comprometerse.

La página cómo funciona detalla los pasos del presupuesto a los números de registro. Puede iniciar un pedido en la página de alta.

¿Qué documentos para el registro RAP necesitan notario?

En la mayoría de los países, ninguno, porque el poder se firma en línea. Polonia exige firma con tinta, Italia puede exigir notario y el poder para el NIF español exige notario y apostilla. Las notas por país de su presupuesto indican cuál se le aplica.

Firma un poder por país. Eldris designa con él al representante autorizado allí donde la ley lo exige. Para los envases, un vendedor que vende directamente a consumidores donde no tiene establecimiento designa ese representante según el artículo 45, apartado 3, del Reglamento (UE) 2025/40.

En Polonia, firma el poder con tinta y sube un escaneo, y se aplica el impuesto de timbre polaco. El titular de un Profil Zaufany polaco firma además la primera presentación en BDO, y Eldris le guía en ese paso.

En Italia, el poder puede necesitar notario, y Eldris lo confirma antes de que firme. España es la que más pide cuando no tiene NIF, el número fiscal español.

Eldris prepara el poder para el NIF a partir de sus datos y se lo envía con instrucciones. Usted lo legaliza ante notario y con apostilla en su país, y aporta una traducción jurada al español de su documento de constitución.

La guía del NIF español lo explica.

Documentos extra para el registro RAP, país por país

Estos extras se suman a los seis documentos para el registro RAP. Polonia, Italia, Francia, España, Hungría, el Reino Unido e Irlanda añaden cada uno un documento o un paso de firma. Alemania y Suecia piden, en cambio, sus nombres de marca.

Los demás países se firman en línea y solo añaden algunas preguntas en el portal.

La mayoría de los países piden también los números que ya tenga, como un número alemán del registro de envases LUCID, para evitar duplicados. Las cuentas británicas acreditan la facturación, uno de los criterios de la orientación de GOV.UK sobre la RAP de envases.

Por qué Eldris no presenta nada hasta que sus documentos para el registro RAP están completos

Eldris no presenta nada hasta tener cada documento y cada firma. Con un expediente completo, Eldris suele presentar la solicitud ante las autoridades en las 48 horas siguientes al pago y a la información de su producto.

Cada línea de la página de precios muestra un plazo medio de registro, contado desde el día en que Eldris tiene sus documentos completos y el poder firmado. Una laguna en el expediente es, por tanto, tiempo perdido antes de que el plazo empiece a correr.

La mayoría de las lagunas son pequeñas. Un pasaporte ha caducado, o su nombre no coincide con el del certificado de la empresa. El certificado no muestra al administrador.

Un número de IVA aparece en el formulario sin su certificado. El escaneo del poder polaco aún no se ha subido, o la cita con el notario español aún no ha tenido lugar.

Compruebe la fecha de caducidad del pasaporte antes de subirlo, y que el mismo nombre figure en el pasaporte, el certificado y cada firma. Así sus documentos para el registro RAP estarán listos.

La guía del BDO de Polonia trata el propio registro polaco.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un número de IVA de la UE entre los documentos para el registro RAP?

No: suba los certificados de IVA que tenga, o escriba «n/a» si no tiene ninguno. En Francia, la electrónica o las pilas sin número de IVA de la UE necesitan un certificado de registro fiscal de la administración tributaria de su país. En España, los envases necesitan un NIF español, y Eldris le tramita uno si no lo tiene.

¿Necesita traducción el certificado de mi empresa?

Solo si no está en inglés: suba el original con una traducción al inglés. El paso del NIF español es distinto, porque necesita una traducción jurada al español de su documento de constitución. Eldris facilita el contacto del traductor, y usted le paga directamente.

¿Firmo un poder distinto para cada país?

Sí: Eldris envía una plantilla rellenada para cada país una vez revisado el formulario de su portal. Firme exactamente como figura su nombre en el pasaporte. Francia añade un mandato Citeo aparte para envases, que Eldris también prepara para que lo firme.

¿Quién firma la primera presentación en BDO en Polonia?

El titular de un Profil Zaufany polaco, y Eldris le guía en ese paso. Se suma al poder polaco, que se firma con tinta y se sube como escaneo, y se aplica el impuesto de timbre polaco.

¿Qué deben mostrar las fotos de producto de los documentos para el registro RAP?

Cada producto eléctrico o con pilas con su etiqueta o marcado, con al menos una foto por producto. Eldris acepta fichas técnicas en lugar de fotos. Un registro puede pedirlas para comprobar en qué categoría encaja un producto.