Documenti per la registrazione EPR e quando serve un notaio

Eldris richiede sei documenti per la registrazione EPR, da caricare nel portale dopo il pagamento: il certificato societario, il passaporto di un amministratore ed eventuali certificati IVA in Suo possesso, oltre a una procura firmata per ogni paese, la prova del punto vendita e le foto dei prodotti.

La maggior parte delle procure si firma online. La Polonia richiede la firma a penna, l'Italia può richiedere un notaio, e la procura spagnola per il NIF richiede notaio e apostille.

Un venditore che vende direttamente ai consumatori di un paese in cui non ha uno stabilimento nomina lì un rappresentante per gli imballaggi. Il regolamento (UE) 2025/40 (il PPWR), articolo 45, paragrafo 3, fissa questa regola, ed Eldris effettua quella nomina in base alla Sua procura.

I sei documenti per la registrazione EPR, uno per uno

Ogni ordine parte dagli stessi sei documenti per la registrazione EPR, qualunque siano i paesi scelti. Ciascuno risponde a una domanda diversa sulla Sua impresa.

Mostrano chi è la società, chi firma per essa e quali codici fiscali possiede, oltre a chi può agire per suo conto, dove vende e che cosa vende.

Il certificato societario è un estratto aggiornato del registro delle imprese, o il certificato di costituzione, in PDF e con il nome dell'amministratore. Se non è in inglese, carichi l'originale con una traduzione inglese.

Una ditta individuale senza certificato invia una prova equivalente dell'iscrizione dell'attività, come un estratto di registrazione fiscale o un certificato IVA.

Il passaporto dell'amministratore è una scansione a colori con tutti gli angoli visibili, ancora valido e intestato allo stesso nome del certificato. I certificati IVA coprono ogni partita IVA indicata; se non ne ha, scriva "n/a".

Le procure arrivano da Eldris come modelli precompilati, una per paese, dopo che Eldris ha esaminato il modulo nel portale. Firmi esattamente come il Suo nome compare nel passaporto.

La prova del punto vendita è un link a ogni negozio sui marketplace o al negozio online, oppure uno screenshot. Le foto o le schede tecniche mostrano ogni prodotto elettrico o con batterie con la sua etichetta o marcatura, così un registro può verificarne la categoria.

Quali documenti per la registrazione EPR servono prima di pagare

Nessuno. Servono solo i paesi in cui vende e i Suoi tipi di prodotto: bastano queste due risposte per mostrare il prezzo esatto, voce per voce, nella pagina dei prezzi e nel calcolatore.

Eldris non chiede alcun documento per la registrazione EPR prima del pagamento. I documenti arrivano dopo il pagamento, quando si apre il portale. Insieme ai sei documenti, il portale chiede i dati aziendali.

Comprendono ragione sociale e forma giuridica, numero di registrazione, sede legale, codici fiscali e partite IVA, oltre al numero EORI, al firmatario, ai marchi, ai link dei punti vendita, alla modalità di evasione degli ordini e alle registrazioni già in Suo possesso.

In questa fase sono accettabili volumi annui stimati, in unità e peso. I dati effettivi si comunicano in seguito, quando dispone dei dati di vendita di ogni marketplace.

Se ha già registrazioni in alcuni paesi, lo dica prima di pagare rispondendo al preventivo, così nulla viene registrato due volte. Il preventivo riporta anche una nota per ogni paese che aggiunge documenti, così vede ogni firma e certificato in più prima di impegnarsi.

La pagina come funziona descrive i passaggi dal preventivo ai numeri di registrazione. Può avviare un ordine dalla pagina di attivazione.

Quali documenti per la registrazione EPR richiedono un notaio?

Nella maggior parte dei paesi nessuno, perché la procura si firma online. La Polonia richiede la firma a penna, l'Italia può richiedere un notaio, e la procura spagnola per il NIF richiede notaio e apostille. Le note per paese nel preventivo indicano che cosa si applica a Lei.

Si firma una procura per paese, ed Eldris nomina in base a essa il rappresentante autorizzato ovunque la legge lo richieda. Per gli imballaggi, un venditore che vende direttamente ai consumatori dove non ha uno stabilimento nomina quel rappresentante ai sensi del regolamento (UE) 2025/40, articolo 45, paragrafo 3.

In Polonia firma la procura a penna e ne carica una scansione, e si applica l'imposta di bollo polacca. Il titolare di un Profil Zaufany polacco firma inoltre la prima pratica BDO, ed Eldris La guida in questo passaggio.

In Italia la procura può richiedere un notaio, ed Eldris lo conferma prima della firma. La Spagna chiede di più quando non ha un NIF, il codice fiscale spagnolo.

Eldris prepara la procura per il NIF dai Suoi dati e gliela invia con le istruzioni. Lei la fa autenticare da un notaio e apostillare nel Suo paese, e fornisce anche una traduzione giurata in spagnolo dell'atto costitutivo.

La guida al NIF spagnolo tratta questo passaggio.

Documenti aggiuntivi per la registrazione EPR, paese per paese

Questi documenti si aggiungono ai sei documenti per la registrazione EPR. Polonia, Italia, Francia, Spagna, Ungheria, Regno Unito e Irlanda aggiungono ciascuna un documento o un passaggio di firma; Germania e Svezia chiedono invece i marchi.

Tutti gli altri paesi si firmano online e aggiungono solo alcune domande nel portale.

La maggior parte dei paesi chiede anche i numeri che possiede già, come un numero tedesco del registro imballaggi LUCID, per evitare duplicati. Il bilancio britannico attesta il fatturato, uno dei criteri delle linee guida GOV.UK sull'EPR imballaggi.

Perché Eldris non presenta nulla finché i documenti per la registrazione EPR non sono completi

Eldris non presenta nulla finché ogni documento e ogni firma non sono arrivati. Con una pratica completa, Eldris di solito presenta alle autorità entro 48 ore dal pagamento e dalle informazioni sui prodotti.

Ogni voce della pagina dei prezzi indica un tempo medio di registrazione, che decorre dal giorno in cui Eldris dispone dei documenti completi e della procura firmata. Una lacuna nella pratica è quindi tempo perso prima ancora che il conteggio inizi.

La maggior parte delle lacune è piccola: un passaporto scaduto, o con un nome diverso da quello del certificato societario; un certificato che non riporta l'amministratore.

Una partita IVA indicata nel modulo senza il relativo certificato; la scansione della procura polacca non ancora caricata, o l'appuntamento dal notaio spagnolo non ancora avvenuto.

Controlli la scadenza del passaporto prima di caricarlo, e verifichi che lo stesso nome compaia su passaporto, certificato e ogni firma. A quel punto i Suoi documenti per la registrazione EPR sono pronti.

La guida al BDO polacco tratta il registro polacco vero e proprio.

Domande frequenti

Tra i documenti per la registrazione EPR serve una partita IVA UE?

No: carichi i certificati IVA che possiede, oppure scriva "n/a" se non ne ha. In Francia, per elettronica o batterie senza partita IVA UE serve un certificato di registrazione fiscale rilasciato dall'amministrazione fiscale del Suo paese. In Spagna, gli imballaggi richiedono un NIF spagnolo, ed Eldris ne ottiene uno se non lo possiede.

Il mio certificato societario deve essere tradotto?

Solo se non è in inglese: carichi l'originale con una traduzione inglese. Il passaggio del NIF spagnolo è diverso, perché richiede una traduzione giurata in spagnolo dell'atto costitutivo. Eldris fornisce il contatto del traduttore, e Lei paga direttamente il traduttore.

Devo firmare una procura separata per ogni paese?

Sì: Eldris invia un modello precompilato per ogni paese dopo aver esaminato il modulo nel portale. Firmi esattamente come il Suo nome compare nel passaporto. La Francia aggiunge un mandato Citeo separato per gli imballaggi, che Eldris prepara anch'esso per la Sua firma.

Chi firma la prima pratica BDO in Polonia?

Il titolare di un Profil Zaufany polacco, ed Eldris La guida in questo passaggio. Si aggiunge alla procura polacca, che si firma a penna e si carica come scansione, con applicazione dell'imposta di bollo polacca.

Che cosa devono mostrare le foto dei prodotti tra i documenti per la registrazione EPR?

Ogni prodotto elettrico o con batterie con la sua etichetta o marcatura, almeno una foto per prodotto. Eldris accetta schede tecniche al posto delle foto. Un registro può chiederle per verificare in quale categoria rientra un prodotto.